Niektórzy pracodawcy preferują rozwiązania tradycyjne w zakresie obiegu dokumentów. Jednakże czy takie decyzje pomagają oszczędzić czas i ułatwić proces składania wniosków urlopowych przez pracowników? Elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy wyposażone w moduły.
Wygoda i szybkość
Najbardziej oczywistymi korzyściami związanymi z kompleksowym systemem rejestracji online są wygoda i szybkość w porównaniu do „starej szkoły” metody ewidencji czasu pracy papierowej. Elektroniczny system eliminuje konieczność ręcznego wypełniania papierowych wniosków i dostarczania ich stosownym działom.
Korzystając z systemów rejestracji wyposażonych w dodatkowe moduły dla pracownika, zatrudnieni mogą po prostu w dogodnym dla siebie czasie wypełnić wniosek urlopowy i natychmiast przesłać swoje dane. Kierownik lub manager tworzący harmonogram może w razie potrzeby wprowadzać poprawki, nie martwiąc się o wymazywanie i korekty. Informacje wysłane przez uczestnika zostaną natychmiast załadowane do bazy danych.
Natychmiastowe potwierdzenie
Konwencjonalna metoda papierowej formy wniosku zajmuje dużo czasu, a pracownicy składający je musieli poczekać na potwierdzenie. Jeśli chodzi o systemy online, pracownik może od razu otrzymać potwierdzenie akceptacji lub odrzucenia jego wniosku urlopowego.
Ponadto w dobie pandemii, gdzie większość biur pracowało zdanie dostarczanie wniosków, zazwyczaj odbywało się przez wypełnienie klasycznego wniosku, zeskanowanie go i przesłanie drogą mailową. Cały ten proces był czasochłonny. Istnieją rozwiązania, które pozwalają na w pełni elektroniczne przesyłanie wniosków. Pracownik wypełnia elektroniczny wniosek i przesyła za pośrednictwem jednego systemu.
Więcej na ten temat na https://wniosek-elektroniczny.pl/
Elektroniczne wnioski a bezpieczeństwo
Przesyłanie formularzy odbywa się za pośrednictwem dobrze zabezpieczonej platformy. Baza danych, którą zbierają pracodawcy, będzie również przechowywana na wysoce zabezpieczonym serwerze, nie pozostawiając miejsca dla osób trzecich. Przesłanie formularza i szczegóły płatności zostaną wykonane zaszyfrowaną metodą.
W przeciwieństwie do tego, informacje dostępne na wnioskach papierowych są podatne na zagrożenia dla wielu stron. Wnioski papierowe muszą być bezpiecznie niszczone, aby zapobiec niepożądanemu dostępowi do informacji.
Przyjazność dla środowiska
Cały świat zmierza w kierunku społeczeństwa bez papieru. Takie podejście jest niezbędne, jeśli troszczymy się o środowisko. Cóż, skoro żadne dokumenty nie są używane w systemach rejestracji online, można to uznać za podejście praktycznie przyjazne dla środowiska.